الزامات استاندارد ايزو 9001 (ISO 9001) – مميزي و سوالات – سوابق و مدارک مورد نياز

الزامات استاندارد ایزو 9001 – استاندارد ايزو 9001 از محبوب ترين استاندارد دنيا مي باشد که توسط سازمان جهاني استاندارد – ايزو – در سال 2015 آخرين ويرايش آن را تهيه و تدوين کرد.

در حال حاضر بسياري از کسب و کارها استاندارد مذکور را در مجموعه خود استقرار و پياده سازي داده اند و از مزاياي آن بهره مند هستند و برخي از شرکت و سازمان ها نيز تمايل به دريافت گواهينامه آن را دارند و براي اين منظور مي خواهند علاوه بر آموزشي که مي بينند بدانند چه مدارک، اسنادي و سوابقي مورد نياز اين استاندارد است تا در زمان مميزي ها به مشکل نخورند!

استاندارد ايزو 9001:2015 داراي 10 بند براساس ساختار و ضميمه اس ال Annex SL مي باشد. ساختاري که به يکپارچه سازي استانداردهاي سري ايزو کمک زيادي مي کند.

بندها و الزامات استاندارد ايزو 9001 ويرايش 2015 داراي بخش هاي ذيل مي باشد:

1.  دامنه کاربرد  Scope

2. مراجع الزامي  Normative references

3.  اصطلاحات و تعاريف  Terms and definitions

4.  ماهيت سازمان Context of the organization

5.  رهبري  Leadership

6.  برنامه ريزي  Planning

7.  پشتيباني  Support

8.  عمليات Operation

9.  ارزيابي عملکرد  Performance evaluation

10.  بهبود Improvement

نکات و سوالات مميزي استاندارد ايزو 9001

مديران کيفيت بدانند قبل از برگزاري فرآیند مميزي استاندارد ايزو 9001، برنامه مميزي از سوي شرکت هاي صدور گواهينامه (CB) برایشان ارسال مي گردد و براساس آن و تا آنجايي انحرافي نداشته باشد فرآيند مميزي صورت مي گيرد.

در مميزي هاي رسمي و شخص سوم شرکت هاي صدور گواهينامه جلسات افتتاحيه و اختتاميه خواهند داشت که در جلسه افتتاحيه سرمميز و مميزين خود را معرفي کرده و از سوي ديگر مديران شرکت مميزي شونده نيز اين کار را انجام خواهند داد.

پس از جلسه افتتاحيه مميزان کپ و گفتی را با مديريت ارشد سازمان خواهند داشت و در خصوص خط مشي، اهداف و برنامه و استراتژي سازماني سوال و جواب هايي را رد و بدل مي کنند.

مميزان در يک فاصله به فرايند هاي اصلي سازمان ها مانند خطوط توليد در کارخانجات مراجعه مي کنند تا شواهد خود ثبت نمايند که اين امر علاوه بر چک کردن فرآيند و بند مرتبط با استاندارد ايزو 9001 باعث مي شود از کارکنان و کارگران اطلاعاتي را کسب نمايند تا هم فرآيند بررسي شود و هم در زمان هاي بعدي و چک کردن ديگر فرايند ها و ساير بندهاي استاندارد از آن نيز استفاده نمايند مانند بررسي سوابق و صلاحيت کارگري که در خط توليد مشغول به فعاليت است و نام او را يادداشت کرده است.

موضوعات جلسه اختتاميه استاندارد ايزو 9001

در جلسه اختتاميه نيز معمولا ضمن تشکر از سازمان مميزي شوند موضوعاتي با عناوين ذيل ارايه مي گردد:

• نکات مثبت سازمان
• فرصت هايي براي بهبود سازمان (نه پيشنهاد و آموزش)
• و ارايه عدم انطباق ها به دو صورت اصلي Major و جزيي Minor  

برخي از مدارک و اسناد مورد نياز جهت ارايه به مميز، استقرار و پياده سازي آنها در استاندارد ايزو 9001 :

دامنه سيستم مديريت کيفيت (بند 4-3)

خط مشي، اهداف و برنامه ها (بندهاي 5-2 و 6-2)

فرايندهاي تعريف شده سازماني و اطلاعات پشتيباني عملکرد آنها (نقشه فرآيندي و تعيين توالي و تعامل آنها) (بند 4-4-2)

کنترل توليد و خدمات ارائه شده (ويژگي هاي محصول توليدي و خدمات ارايه شده – طرح هاي کنترلي) (بند 8- 5-1) 

سوابق اجباري و مورد نياز استاندارد ايزو 9001

• سوابق منابع و قابليت رديابي و شناسايي (کاليبراسيون تجهيزات نظارت و اندازه گيري) (بندهاي 7-1-5-1 و 7-1-5-2)
• سوابق شايستگي و صلاحيت (بند 7-2)
• سوابق طرحريزي و کنترل عمليات (بند 8-1)
• سوابق بررسي الزامات محصولات يا خدمات (امکانسنجي هاي توليد و ارايه خدمات و قراردادها) (بند 8-2-3-2)
• سوابق و بررسي طراحي و توسعه محصولات ورودي، خروجي و بخش هاي کنترل (بند 8-3)
• سوابق کنترل فرايندهاي برونسپاري شده (ارزيابي تامين کنندگان و پيمانکاران) (بند 8-4-1)
• سوابق و نتايج بدست آمده از ويژگي هاي محصول توليدي و خدمات ارائه شده و (کنترل هاي حين توليد و ارایه خدمات) (بند 8-5-1)
• سوابق قابليت رديابي (بند 8-5-2)
• سوابق مالکيت اموال مشتري (بند 8-5-3)
• سوابق کنترل تغييرات محصول/ خدمات (بند 8-5-6)
• سوابق انطباق محصول/ خدمات با معيارهاي پذيرش (کنترل هاي نهايي محصول و خدمات) (بند 8-6)
• سوابق کنترل محصول/خدمات نامنطبق (بند 8-7-2)
• سوابق پايش و اندازه گيري ها، مميزي داخلي، بازنگري مديريت و اقدامات اصلاحي (بندهاي 9-1 و 9-2 و 9-3 و 10-2)

اسناد و مدارک غير اجباري ولي مورد نياز

• فرآيند تعيين مفاد سازمان و افراد ذينفع (روش مديريت استراتژيک) (بند 4-1 و 4-2)
• شيوه رسيدگي به ريسک ها و فرصت ها (روش مديريت ريسک) (بند 6-1)
• فعاليت هاي مربوط به رويه استخدام، آموزش و آگاهي پرسنل (روش مديريت منابع انساني و آموزش) (بند 7-1-2 و 7-2 و 7-3)
• تامين و نگهداري زيرساخت توليدي و خدماتي (روش نگهداري و تعميرات) (بند 7-1-3)
• راه هاي کنترل اسناد و ثبت آنها (روش کنترل اسناد و مدارک) (بند 7-5)
• رويه برنامه ريزي توليد و عمليات (بند 8-1)
• نحوه فروش و ارائه خدمات (روش اجرايي بازاريابي و فروش) (بند 8-2)
• شيوه طراحي و توسعه (روش طراحي و توسعه) (بند 8-3)
• توليد و دستورالعمل هاي مورد نياز توليدي (بند 8-5)
• نحوه انبارداري (دستورالعمل مورد نياز انبارداري) (بند 8-5-4)
• مديريت عدم انطباق ها و اقدامات اصلاحي (روش کنترل محصول نامنطبق و اقدام اصلاحي) (بندهاي 8-7 و 10-2)
• فرآيندهاي مربوط به نظارت بر رضايت مشتري، مميزي داخلي و بررسي بخش هاي مديريتي (روش نظارت بر مشتري و ارزيابي و مميزي داخلي) (بندهاي 9-1 و 9-2 و 9-3)

نکته: مدت زمان جمع آوری سوابق در خصوص الزامات استاندارد ایزو 9001 به منظور نشان دادن آنها به ممیزین در سال اول حداقل سه ماه توصیه می گردد تا روند پیاده سازی اثبات گردد. همچنین توصیه می گردد در زمان ممیزی همه پرسنل واحدها درگیر موضوع شوند و این امر فقط معطوف به واحد کنترل و تضمین کیفیت شرکت نگردد! (جمع آوری سوابق در یک اتاق و یا واحد با جمع آوری زونکن ها نشانه خوبی از توسعه یک سیستمی مدیریتی در سازمان ها نمی باشد. این امر بایستی همه گیر باشد.)

ممیزین در ممیزی های مراقبتی سالانه همیشه انتظار بیشتری از سیستمی که بیش از یک سال استقرار و پیاده سازی شده را دارند و این در واقع همان بهبود سیستمی می باشد.

توصیه به ممیزی شوندگان در ممیزی استاندارد های سری ایزو از جمله ایزو 9001

• هرگز كارهاي نمايشي آماده و ارائه نكنيد.
• خودرا با شخصيت مميز هماهنگ كنيد.
• سؤالات را ساده و بي آلايش و بي تكلف پاسخ دهيد.
• از ارائه توضيحات مفصل خودداري كنيد.
• اشتباهات خودرا بپذيريد و دروغ مصلحت آميز نگوئيد.
• اطلاعات دقيقي از محل مورد مميزي ارائه كنيد.

در چه زمانهايي مميزي اضافي(خارج از برنامه – سالیانه) توسط شرکت صدور گواهینامه انجام مي شود:

•    – افزايش شكايات مشتريان
•    – تغييرات مهم در سيستم كيفيت سازمان
•    – تغييرات بزرگ درسازمان
•    – افزودن خط توليد يا محصول جديد
•    – ضعف برخي از واحدهاي سازمان در اجراي سيستم مديريت كيفيت

 مشاوره گواهينامه استاندارد ايزو 9001 (سيستم مديريت کيفيت)

گروه مديريتي جلالي به عنوان نماينده رسمي شرکت صدور گواهينامه اينسپکت در ايران آمادگي خود را جهت آموزش سري استانداردهاي ايزو از جمله 9001، تشريح الزامات، مميزي داخلي و انجام مميزي ثبت و صدور گواهينامه ايزو 9001  از طريق و اعتبار TURKAK ترکیه و IAS آمریکا به عنوان زیر مجموعه های مجمع اعتباردهي IAF اعلام ميدارد. خواهشمند است با شماره هاي 02177611056 و 09102157571 تماس حاصل نماييد.